研究会・学会運営に関するお役立ち情報まとめ

 

弊社(株)ウィザップでは、医療関係の皆様・大学を始めとする研究機関の皆様の研究会や学会のお手伝いを、印刷物の制作を中心に長年承っております。正直申し上げまして、運営全般に関しては詳しくありません。そして、大きな規模の研究会・学会の運営代行を行えるだけの体制も整っておりませんが、印刷物をコアな業務として関わり、ご依頼を受けて事務局代行などの運営のお手伝いをさせていただくこともありました。

 

このように、運営全般に関しましては弊社の得意とするところではありませんが、先生方・世話役の方々・事務局の方々の負担を少しでも軽くできればと思い、ここに「研究会・学会運営に関するお役立ち情報」をまとめます。特に初めて事務局の担当になった、世話役・世話人になった、「研究会・学会運営ってどうするの!?」という方々のお役に立つことができれば幸いです。(リンク先に掲載された情報に関しての責務は負いかねます。)

 

研究会学会運営お役立ち情報

 

 

 

目次

1.研究会・学会運営全体のサポートの依頼先

2.研究会・学会開催までの流れ

3.研究会・学会運営に役立つマニュアルと各種必要書類テンプレート

 

 

 

1.研究会・学会運営全体のサポートの依頼先

運営に関するサポートは専門の代理店・事業者がありますので、「学会 運営 サポート」や「学会 運営 事務局代行」などといった検索キーワードで複数の企業が出てくると思います。まずはお近くの企業へお問合せをしてみてはいかがでしょうか?

 

参考になるサイトは以下の通りです。
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国際会議など大規模なものに対応している代理店・事業者の一覧があります。
■MICE JAPAN – 日本の国際会議、学会、展示会などMICE関連情報サイト
http://mice-japan.alexis.jp/mice_service_PCO.html
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「UMIN(ユーミン)」というオンライン学術集会演題抄録登録システムを利用できる、学術集会請負業者一覧があります。
■UMINオンライン学術集会演題抄録登録システム運用業務委託先情報
https://www.umin.ac.jp/endai/gyoumu_itaku.html
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2.研究会・学会開催までの流れ

研究会・学会の規模にもよって異なりますが、大きな学会ですと開催の2~3年前に大会長が任命され、実行委員会の選出・チームの編成などが行われます。その後すぐに会場を押さえ、告知ポスター・ホームページなどの告知活動の準備を1~1年半前、演題登録を半年前には開始し、査読を経て1ヶ月前には抄録集と参加証を完成させ、当日を迎えるという大きな流れになります。

 

参考になるサイトは以下の通りです。

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大規模学会の開催までの流れを事細かく伝えています。

■ブルーリッジ株式会社「学会開催までの流れ(例)」

https://www.blue-ridge.jp/unei/flow.html

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開催までの流れが分かる予定表「ガントチャート」が掲載されています。

また実際にスケジュール表として使える、空白のエクセルファイルがダウンロードできます。

■株式会社セカンド「学会準備ガントチャート」

https://secand.jp/site2/docu06.html

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3.研究会・学会運営に役立つマニュアルと各種必要書類テンプレート

研究会・学会も「コンベンション」の一種です。

「コンベンションって何?」「何から始めればいいの?」「何に気を付ければいいの?」という方のために、公益財団法人とっとりコンベンションビューロー(http://www.t-cb.jp/)が無償提供している、以下のマニュアルと各種必要書類のテンプレート(ひな形)があります。テンプレートにも全て「例」として具体的な事項が書き入れられていますので、これをタタキ台にして、ご自身の研究会・学会の資料作成が可能です。マニュアルはPDFで、各種必要書類はワードファイルやエクセルファイルでダウンロードが可能です。

 

  • コンベンションマニュアル
  • 収支予算書
  • スケジュール表
  • 後援依頼書
  • 出席依頼書
  • 会場使用計画書
  • 会場レイアウト図
  • プレスリリース
  • 人員配置計画表
  • 進行表
  • 業務マニュアル
  • 進行台本
  • チェックリスト

 

これらがダウンロードできるサイトは以下の通りです。

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■公益財団法人とっとりコンベンションビューロー「コンベンション開催マニュアル」

http://web.sanin.jp/p/bureau/20/

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以上です。

 

弊社(株)ウィザップがお手伝いできることとしましては、こちらの「研究会・学会印刷一式」に詳しくご紹介しておりますので是非ご覧ください。

 

研究会・学会印刷

 

皆様の研究会・学会運営が滞りなく開催されますよう、お祈り申し上げます。